简化虚拟流程的实用指南

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客户和员工期望无缝的数字体验。在我们越来越偏远的员工队伍中尤其如此，其中数字流程是必需的。因此，许多公司已经针对数字环境转变了流程。但这只是第一步。 将业务流程数字化后，就该对其进行简化了。 简化您的虚拟流程意味着您的企业将以更高的效率、更少的错误和更高的一致性运营——从而带来更高的利润、更高的员工敬业度和更满意的客户。换句话说，优化对于您的长期成功至关重要。 如何简化虚拟流程 使用这八个实用技巧来简化您的虚拟业务流程。 1. 概述您当前的流程 在优化虚拟流程之前，您必须了解它们。盘点所有流程，然后评估哪些流程具有最高优先级。您可能希望关注效率低下且对您的底线或客户体验有明显影响的流程。 考虑： 你目前的流程是什么？ 您的团队采取了哪些步骤来完成每项任务？ 谁负责流程中的每项任务？ 有多少人参与其中？ 清楚地记录每个过程，一步一步，这样你就可以做出全面准确的评估。最简单的方法是通过流程映射或可视化您的流。

使用流程映射工具来可视化您的虚拟流程，可以让您映射您的操作以了解每个步骤和移动部分如何协同工作。视觉效果对于远程和分布式团队特别有用，他们可能不清楚谁负责每项任务或不同部门在工作流程中如何交叉。 使用流程图、泳道图或 SIPOC 图等视觉 对象映射您的原样流程。 内容营销工作流程示例图 营销工作流程示例（点击图片在线修改） 2.征求反馈 作为领导者，您不能总是看到战壕中发生的事情。从参与这些流程的当地员工和经理那里获得反馈。 他们的经验是什么？他们的工作流程中的主要痛点或挫折点是什么？他们如何相互沟通？他们使用什么工具？ 员工的直接输入可以帮助您发现在其他情况下看不到的步骤或任务，并确定您在优化流程时需要解决的关键问题。 一定要记录他们的回答，并在您的可视化映射中包含流程细节，这样您就不会错过任何东西。如果您的团队还没有记录流程，这将特别有用——此步骤将帮助您快速识别不必要的流程，甚至是未完成的任务。

自动化并消除冗余 规划流程并确定优先级后，您就可以开始确定需要改进的领域。寻找可以自动化的步骤并确定可以消除的任何冗余。 例如，是否有任何流程会让客户或 丹麦手机号码列表 员工感到沮丧？哪些步骤最耗时？是否有任何领域会造成瓶颈？哪些任务可以合并或删除？ 这些是简化和优化工作流程的主要机会。 4. 让虚拟会议发挥作用 会议是业务中不可避免的一部分，但如果您不小心，它们很容易浪费宝贵的时间和资源。在评估流程时，请仔细审视您的虚拟会议文化。 考虑会议的节奏和形式。在整个过程中，您的团队多久开会检查或协作？团队是否需要每天、每周或每月开会？谁需要参加会议？是否有替代方法，例如可以更好或更快地传达信息的电子邮件或项目管理工具？尽可能减少或合并会议，让您的员工有更多时间专注于他们的实际工作。 使用正确的工具在远程会议期间节省时间并更有效地协作。



利 的业务流程模板等解决方案来可视化工作流程，以便每个人在签到期间都在同一页面上。一个简单的流程图阐明了谁负责不同的任务，并有助于在更大的项目或流程中对分配进行情境化。 5.利用云 通过利用正确的技术简化您的流程，更聪明地工作，而不是更努力地工作。如今，有数百种工具和解决方案可通过云使用，使您的虚拟工作流程更简单、更有效。 关键是要有策略地选择。例如，Zoom 是虚拟一对一和团队会议的绝佳解决方案，但 Slack 更适合提出快速问题。 考虑您的流程和团队动态以确定哪些工具最有效。有没有多余的技术？例如，如果您的团队使用 Google Chat、Slack、电子邮件和项目管理软件进行交流，则信息很容易在各种交流平台之间丢失或分散。寻找机会组合解决方案，以免遗漏任何问题。 6.集中和压缩文档 远程员工经常使用众多平台和协作工具来完成工作。然而，跨多个应用程序传播通信可能会导致难以跟踪信息（拖慢每个人的速度），并可能导致工作失败。

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